Avec l’augmentation du télétravail, le travail en équipe décentralisé est désormais obligatoire. Alors comment mettre en place une plateforme collaborative ? Quel intérêt pour une entreprise et comment s’y prendre ? Voici nos conseils. Pour développer une plateforme digitale sécurisée, retrouvez également tous nos conseils à propos du minimum viable product Tout savoir sur le minimum viable product.
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
De nos jours et avec l’augmentation du télétravail, pour qu’une entreprise fonctionne correctement, le travail en équipe décentralisé est désormais obligatoire. Les projets se multiplient et le travail collaboratif est l’une des principales problématiques de la gestion de projet. Cependant, les mêmes écueils existent toujours : beaucoup de temps en réunion, grosse charge de travail ou encore trop de temps passé à échanger des e-mails. De ce fait, les projets prennent du retard et les budgets sont souvent dépassés. Il est donc temps d’entreprendre une transformation digitale pour votre entreprise afin de donner à vos employés les outils de travail nécessaires pour exploiter leur potentiel. Cela peut se faire grâce à une plateforme collaborative et le choix d’une agence digitale adaptée.
Définition d’une plateforme collaborative
Une plateforme de travail collaboratif est un espace de travail virtuel. Il s’agit d’un site qui centralise tous les outils de travail collaboratif nécessaires à la prise en charge d’un projet et les met à disposition des parties prenantes. Ce dernier intègre des outils informatiques, des logiciels de travail et des méthodes de travail en équipe visant à améliorer la collaboration, la communication ainsi que la production.
Travailler et échanger avec une plateforme collaborative a pour but de faciliter le travail et la communication interpersonnelle, tout en influençant le comportement des groupes.
Objectifs et fonctionnalités principaux d’une plateforme collaborative
L’objectif de la plateforme de travail collaboratif est de permettre aux équipes de mieux travailler en facilitant la collaboration. Les tâches sont simplifiées, ce qui fait gagner du temps et augmente l’efficacité. C’est une solution collaborative innovante pour toutes les entreprises en termes de productivité, d’économie et de bien-être des salariés.
Cet outil de travail quotidien est simple à mettre en place et utilise les fonctionnalités suivantes :
- outil de gestion ;
- outil de suivi des temps et des dépenses ;
- logiciel de GED ;
- outils de communication ;
- agenda et écran partagé ;
- wiki collaboratif ;
- sondage ;
- gestion des droits ;
- système de notification.
Quel est l’intérêt d’utiliser une plateforme collaborative pour organiser un projet ?
La gestion quotidienne d’une entreprise, et en particulier la gestion de projet, peut être un exercice parfois difficile. Cela est particulièrement vrai dans le contexte actuel où la communication entre collaborateurs s’est davantage digitalisée avec le télétravail.
Pourquoi utiliser une plateforme collaborative ?
Les métiers se complexifient et les outils de collaboration se multiplient. L’utilisation d’une plateforme de collaboration réduit le délai d’exécution des différentes phases de développement du projet et permet ainsi d’atteindre la productivité, l’efficacité et d’économiser de l’argent.
Les plateformes collaboratives sont devenues la clé de la réussite des entreprises. Pour que ces dernières puissent survivre, tous les employés doivent travailler le plus étroitement possible ensemble. Cela est réalisable si les bons outils de communication sont utilisés.
Les avantages et les inconvénients
On le sait par l’usage, une plateforme collaborative offre de nombreuses possibilités : gagner du temps, structurer les échanges, centraliser l’information… Au point de devenir incontournable ; 58 % des grandes et moyennes entreprises ont adopté une « digital Workplace ». Mais bien plus qu’un outil, la plateforme vous accompagne en réalité au-delà de l’organisation, sur de nombreux sujets et génère, par ricochet, des avantages que vous ne soupçonniez peut-être pas au lancement du projet. En effet, cela permet :
- d’effacer les barrières de communication ;
- d’assouplir l’entreprise policée ;
- d’accéder aux informations en temps réel ;
- d’avoir plus d’espace de collaboration ;
- d’avoir des managers plus heureux ;
- d’avoir des clients satisfaits.
Comme vous l’avez compris, cet excellent outil de travail facilite l’échange d’informations et possède de nombreux avantages. Cependant, il dispose tout de même de quelques petits inconvénients. Cela peut créer de la paresse sociale. En effet, certaines personnes peuvent être moins productives que d’autres. Cela peut également créer une compétitivité entre les employés. Ils veulent essayer de se surpasser en faisant mieux que leurs collègues.
Les plateformes collaboratives existantes sur le marché
Hyperconnectivité, ultra-mobilité, méthodes agiles, porosité des usages entre vie personnelle et vie professionnelle, entrée des milléniaux sur le marché du travail, etc. sont autant de facteurs sociétaux et technologiques qui amènent les entreprises à réinventer leurs environnements et modes de travail. Dans ce contexte actuel, la collaboration numérique est un véritable levier pour faciliter la transformation digitale des entreprises. Par conséquent, bien choisir sa solution de collaboration numérique est essentiel.
Actuellement, nous sommes impliqués dans deux fois plus d’équipes et 80 % de notre temps de travail se fait par du travail collaboratif. Afin de vous aider au mieux dans votre recherche, voici un comparatif des 4 meilleures plateformes collaboratives sur le marché actuellement.
Monday
Voici une plateforme qui s’adapte à vos besoins. Vous pouvez travailler à votre manière tout en assurant la synchronisation de vos équipes ainsi que leur autonomie. Les parties du processus le plus ennuyeuses sont automatisées afin de mettre fin aux tâches manuelles rébarbatives. Monday intègre les outils que vous utilisez déjà et améliore votre productivité. Avec cette plateforme, vous collaborez sur un seul et même espace de travail partagé. Ce qui permet de communiquer et de collaborer où que vous soyez. En ce qui concerne le prix, Monday reste très abordable.
Trello
Trello vous aide à collaborer, à gérer des projets et à atteindre de nouveaux sommets en matière de productivité. Cette plateforme dispose de fonctionnalités conçues pour aider vos équipes et faciliter la réussite de votre entreprise. Vous pouvez bénéficier d’un tableau, de cartes, d’automatisation sans code, d’outils de travail de pointe…Cette plateforme peut également permettre une démocratisation de la fonction financière et briser ainsi la hiérarchie. Trello fonctionne très bien sur tous les types d’écrans. Trello est idéal pour les équipes de toutes tailles, pour les créateurs et les personnes d’action, ainsi que pour ceux qui font tout pour transformer leurs rêves en réalité. Le plus ? Vous pouvez trouver une version gratuite. Pour ce qui est de la version payante, elle est disponible à partir de 12,50 US/mois.
Wrike
Wrike est un véritable logiciel de gestion de projet polyvalent et robuste. C’est d’ailleurs la seule plateforme collaborative de gestion du travail qui offre à votre équipe une visibilité et un contrôle total sur l’ensemble de ses tâches et projets. Elle s’adapte parfaitement à vos besoins avec des automatisations sur mesure pour des processus simplifiés. Grâce à Wrike, tous les dirigeants peuvent se tenir facilement informés des avancements et intégrer plus rapidement les nouveaux collaborateurs. De ce fait, les tâches risquent moins de passer à travers les mailles du filet. Vous pouvez également intégrer Wrike à vos outils existants, devenant ainsi un véritable centre de contrôle des projets (Google, Microsoft, Adobe, Creative Cloud, Box, GitHub, JIRA et bien plus encore). Un abonnement gratuit est disponible et vous offre un outil de gestion du travail polyvalent, intuitif et avec des tâches simples. Trois autres versions existent : Professional, Business et Entreprise. Le prix démarre à 9,80 US/mois.
Asana
La plateforme collaborative Asana est un outil permettant d’effectuer des tâches et événements qui s’adaptent à vos besoins. Des millions d’utilisateurs dans 190 pays l’utilisent pour gérer toutes leurs tâches. Elle permet aux équipes de toutes les tailles de gérer l’ensemble de leurs projets, programmes et processus, même les plus complexes. Vous pouvez organiser votre travail à votre façon, gérer vos projets, relier les activités aux différentes équipes et objectifs… Avec Asana, vous allez gagner en efficacité.
Comment concevoir sa propre plateforme collaborative ?
Pour que la création d’une plateforme collaborative au sein d’une entreprise, quelle que soit sa taille et son secteur d’activité, soit une réussite, il est impératif de suivre quelques étapes.
Voici 5 étapes à suivre pour créer une plateforme collaborative :
1. Définir les besoins et les fonctionnalités dont vous avez besoin
Cette première étape est primordiale et essentielle. Elle permet de définir clairement les besoins opérationnels dans le cadre du projet de création de la plateforme. Vous devez également déterminer vos besoins sur le plan organisationnel en tentant de discerner vos motivations personnelles et collectives quant à l’implantation d’une plateforme collaborative.
2. La conception
L’objectif est de mettre en place une plateforme à la fois intuitive, simple et conviviale. Cela permet de contribuer à une adhésion rapide de tous les utilisateurs. Il vous faut déterminer et configurer différentes fonctionnalités qui seront en cohérence avec les besoins préalablement identifiés. Un live chat, un système de messagerie interne, un gestionnaire de tâches, un calendrier… ainsi que des outils de suivi et de contrôle sont autant de fonctionnalités qui vous seront indispensables. Le but étant d’offrir des solutions complètes, particulièrement adaptées à la nature et à la taille de votre projet.
3. Mettre en place un plan de communication
Cette étape se mène en parallèle de la précédente et permet d’assurer l’adhésion et l’implication de vos collaborateurs dans le cadre du projet d’implantation de la plateforme de travail collaboratif. C’est aussi l’occasion d’accompagner vos employés ainsi que vos partenaires dans l’utilisation de l’outil.
4. S’assurer du bon fonctionnement de l’outil de gestion
Une fois la plateforme développée par votre prestataire, souvent en tant qu’application web, assurez-vous que tout fonctionne correctement. Prenez votre temps afin d’identifier les éventuels problèmes fonctionnels ou ergonomiques liés à l’utilisation de la plateforme. Mais également, la facilité de prise en main, l’efficacité des différentes fonctionnalités, ou encore la compatibilité avec les outils déjà en place dans votre entreprise. Veillez également à ce que l’utilisation de la plateforme soit en phase avec votre entreprise.
5. Le lancement de la plateforme collaborative
Ça y est, c’est le moment de donner accès à la plateforme à l’ensemble de vos collaborateurs et autres utilisateurs prenant part au projet. Attendez tout de même que les éventuels changements aient été validés.
Dernière chose à savoir sur la conception de sa propre plateforme collaborative. Pour créer cette dernière, deux options s’offrent à vous.
Nos conseils pour la création de votre plateforme collaborative sur-mesure
Utiliser des solutions en open source
De nos jours, il existe de nombreux éditeurs proposant la création de plateformes collaboratives en ligne, grâce à des logiciels gratuits ou payants. Généralement proposés sous forme de packs, ces outils de travail collaboratifs sont entièrement modulables en fonction des besoins de l’organisation. Ils sont donc adaptés aux entreprises de tous les secteurs d’activité et de toutes les tailles.
Faire appel à une agence spécialisée dans le développement et l’édition de ces portails
Le meilleur choix pour disposer d’une solution sur-mesure et d’optimiser votre communication digitale en interne ou mener à bien vos projets. Construite en tant qu’application métier,
de l’architecture de l’interface au nombre d’utilisateurs finaux, en passant par les fonctionnalités dont vous avez besoin, vous pouvez personnaliser votre plateforme dans les moindres détails.
